现场审核技巧

不合格项的判断技巧rBR兆毅咨询

现场审核时,审核员要经常及时地对所收集到的客观证据和形成的审核发现进行符合性 判断。如何正确判断,除深刻理解标准要求外,还需掌握一些技巧。rBR兆毅咨询

(1)能细则细,不能细则粗;对上的则细,对不上的则粗原则。rBR兆毅咨询

(2)最贴近原则在标准中找不到完全能“对号入座”条款时就判最为接近的条款。rBR兆毅咨询

(3)最有效原则当存在多种判断时按最有利改进或改进最易见效的条款处判。rBR兆毅咨询

(4)最关键原则当同时存在多个问题时,应寻找关键词或关键客观证据或关键问题进行判断。rBR兆毅咨询

(5)最密切联系原则有些问题应透过现象看本质,应从与问题的产生有最紧密关系的原因处判。rBR兆毅咨询

(6)合并同类项原则相同的轻微不合格项可采取合并同类项的方法,如文件控制中一些标识等。rBR兆毅咨询

(7)具体分析审核对象,切忌望文生义。rBR兆毅咨询

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一些典型情况的应对技巧rBR兆毅咨询

(1)“没问题”型rBR兆毅咨询

这种人试图使审核员产生“优秀”的看法,只给你看好的一面,对差的地方搪塞了事。应对技巧是:坚持全面审核,听好的,也要听差的,看好的,也要看差的。rBR兆毅咨询

(2)“抵触”型rBR兆毅咨询

不欢迎任何批评,轻视审核员的意见,不与审核员合作。应对技巧是: 保持冷静,坚持审核,对查到的问题作清楚耐心的说明。rBR兆毅咨询

(3)“掩盖”型rBR兆毅咨询

尽可能少说话、少回答问题,即便回答问题也兜个圈子,力图使审核员少了解真实情况 。应对技巧是:耐心、容忍、灵敏变换问法,直至达到目的。rBR兆毅咨询

(4)“一问三不知”型rBR兆毅咨询

对所提的问题以情况不熟悉为由不作回答。rBR兆毅咨询
应对技巧是:请示受审核方领导另派熟悉情况的人陪同或介绍情况。rBR兆毅咨询

(5)“高谈阔论”型rBR兆毅咨询

对审核员提出的问题旁征博引,高谈阔论,与你进行理论探讨,想利用专业方面的优势震慑住审核员,减缓审核进度。应对技巧是:及时插入最实际的问题,不与其辩论理论问题或技术问题。rBR兆毅咨询

(6)“办不到”型rBR兆毅咨询

当审核员提出问题时,以实际行不通、做不到、没必要、太繁琐等为理由向你解释,不肯承认问题。应对技巧是:清楚、耐心地说明这是标准的要求,审核是标准与实际核对的过程。rBR兆毅咨询

(7)“辩解”型rBR兆毅咨询

对被查到的不合格项千方百计辩解,寻找开脱理由。应对技巧是:可以重新核查,坚持以事实为依据。全面覆盖。rBR兆毅咨询

(8)“主动暴露”型rBR兆毅咨询

向审核员主动介绍存在问题,并推卸责任。应对技巧是:先核实其所介绍的问题,但应谨慎,不可介入受审核方的人际矛盾。rBR兆毅咨询

(9)“求饶”型rBR兆毅咨询

承认审核员查到的问题,但要求审核员高抬贵手,不要判不合格项,并表示立即纠正。应对技巧是:应坚持原则,但对受审核方可表示同情,持理解的态度,对确能立即纠正 的轻微不合格项降为观察项或待其纠正确认后可不判。rBR兆毅咨询

(10)“故意拖延”型rBR兆毅咨询

千方百计转移审核员审核目标、精力和时间,你让他取资料,他迟迟不提供;你让他介绍, 他给你海阔天空吹一通;陪同人员口才特别好,总爱主动介绍情况或经常用ISO9001标准解 释有关问题或经常溜号,要寻找才来等。应对技巧是:尽量避免做不相干的事,周密计划,保持审核目标明确,要主动客气地打 断不相干的介绍,催促受审核方提交资料,不与人讨论问题等。rBR兆毅咨询

(11)“热情过度”型rBR兆毅咨询

审核员非常客气热情,泡茶、递烟、供水果等,以此淡化审核气氛。应对技巧是:审核时尽量少应酬,通常不吃水果之类的食物,客气但严肃。rBR兆毅咨询

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现场审核的控制rBR兆毅咨询

(1)忠于审核目的质量审核从策划开始到提交审核报告结束,自始至终应忠于审核目的,特别在现场审核时,会有各种干扰,稍不注意就会使审核偏离原定轨道。审核组长在组织审核过程中,应随时掌握动态,把握方向,认准目标,发现偏离及时协调、调整。rBR兆毅咨询

(2)审核进度的控制审核工作应按照预定的时间完成,如果出现了不能按预定计划时间完成的情况,审核组 长应 及时作出调整,通过调整力量或适当减少审核内容等办法使审核工作按预定的计划进行下去。对需追踪的重要线索可由组长决定延长审核时间直至得到可信的检查结果。rBR兆毅咨询

(3)审核范围的控制从内部审核的目的出发,审核中常有扩大审核范围的情况出现,当要改变审核范围时应 征得审核组长的同意,必要时审核员有权扩大抽样范围和抽样数量。rBR兆毅咨询

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不合格报告不合格项的含义:审核所述的不合格项是指“未满足规定的要求”。这里的规定要求主要有:rBR兆毅咨询

(1)标准要求(如ISO9001标准要求)。rBR兆毅咨询

(2)文件规定(包括质量手册、程序文件、质量记录和质量计划或技术性文件和管理性文件)。rBR兆毅咨询

(3)合同规定(与顾客签订的销售合同,与供方签订的采购合同等)。rBR兆毅咨询

(4)社会要求(包括法律、法规、法令、条例、规章规则以及环境保护、健康 安全、能源和自然资源的保护等应承担的义务)。rBR兆毅咨询

(5)其他规定,如最高管理者的要求,常识性要求(不一定形成文件)。rBR兆毅咨询

(6)顾客投诉。不合格项的判定以ISO9001:2015标准明示的要求和顾客的投诉为依据,对隐含要求的不合格项可以观察形式表述或在审核报告中适当描述。rBR兆毅咨询

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确定不合格项原则rBR兆毅咨询

以客观证据为依据的原则凡依据不足的不能判为不合格项。对那些受审核方有意见分歧的不合格项,可通过协商或重新审核来决定。rBR兆毅咨询

不合格项的分级与评定rBR兆毅咨询

内部质量管理体系内部审核可按严重性分成严重不合格、一般不合格、轻微不合格、观察项四级:rBR兆毅咨询

(1)严重不合格项rBR兆毅咨询

严重不合格通常是指系统性失效或缺陷。主要判断标准有:①质量管理体系与约定的质量管理体系标准或文件的要求严重不符。如关键的控制程序没有得到贯彻,缺少标准规定的要求等。②造成系统性失效的不合格(可能需要由多个一般不合格去说明)。如在用测量监控设备大部分未按周期进行校准(检定),不合格品的处置大部分未按规定要求进行评审和记录等。③造成区域性失效的不合格(可能需要由多个一般不合格去说明)。如某组织质量管 理体系未 覆盖到应实施的某组织单元或该组织单元根本未按标准要求组织实施,质量管理体系覆盖的所有的产品中有某个产品未按标准进行质量控制等。④可造成严重后果的不合格项。如压力容器的焊接达不到规定要求,家用电器没有进行绝缘、耐压试验,按错误的图纸进行加工等,这些都直接危及到产品、人身安全,或会给组织带来重大经济损失,严重损害组织声誉。⑤违反法律、法规的不合格项。rBR兆毅咨询

(2)一般不合格项rBR兆毅咨询

一般不合格项判断标准:①不是偶然的,明显不符合文件要求的不合格项。如有部分采购合同未进行评审,检验员职责不明确。②直接影响产品质量的不合格项。如几台检测设备超过校准周期,未按规定进行首检自检。③造成质量活动失效的不合格项。如质量控制点没有针对关键质量特性或工序支配因素进行控制等。rBR兆毅咨询

(3)轻微不合格项rBR兆毅咨询

轻微不合格项是指孤立的、偶发性的、并对产品质量无直接影响的问题。如卷宗里有一 张图或一份文件的版次不是最新的,某一份文件没有标明日期,用词不准确,签字不符合要求等。rBR兆毅咨询

(4)观察项rBR兆毅咨询

对不合格项进行分级,在有些情况下会成为一件困难的事情,因为其界线很难准确划定。这种区分往往取决于审核组长和审核员的经验和技巧。有时候会出现一种类似不合格项的报告称为“观察项”。出现“观察项”的情况主要有:rBR兆毅咨询
①证据稍不足,但存在问题,需提醒的事项。②已发现问题,但尚不能构成不合格,如发展下去就有可能构成为不合格的事项。③其他需提醒注意的事项。rBR兆毅咨询
观察项报告不属于不合格报告,也不列入最后的审核报告中去。“观察项”的设置无疑 为审 核方和受审核方各准备了一个台阶,对于缓解审核气氛会带来好处。使用得法,对内审有积极意义。rBR兆毅咨询

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不合格项报告的内容rBR兆毅咨询

不合格项报告的内容,可包括:受审核方名称,审核员,陪同人员,日期,不合格现象的描述(应指出不合格、缺陷的客观事实),不合格现象结论(违反标准、文件的条文),不合格项性质(按严重程度),受审核方的确认,纠正措施及完成时间,采取纠正措施后的验证 记录等。不合格项报告三要素是:不合格现象的描述,不合格现象结论和不合格项性质,这是任一不合格项报告不可缺少的。不合格现象的描述应严格引用客观证据,并可追溯。例如观察到的事实、地点、当事人 、涉及到的文件号、产品批号,有关文件内容,有关人员的陈述等。描述应尽量简单明了,事实确凿,直笔表述,不加修饰。不合格现象的结论主要是指所描述的现象违反了约定文件(质量管理体系标准、质量管 理体系文件、合同等)的哪条规定。rBR兆毅咨询

8. 末次会议rBR兆毅咨询

现场审核结束后应召开末次会议,内审组长主持,审核组全员和受审核部门相关人员参加并签到。末次会议的主要内容:rBR兆毅咨询
a) 重申审核范围、目的和依据;b) 审核说明;c) 宣读不合格项报告;d) 提出纠正措施要求;e) 宣读审核意见,说明审核报告发布时间、方式及其它后续要求;f) 审核总结。rBR兆毅咨询
末次会议应有记录,并保存。rBR兆毅咨询

9. 内审报告rBR兆毅咨询

末次会议结束一周左右,内审组长应对本次审核的不合格报告进行汇总、分析,制订《不合格项分布表》,并最高管理者提交《内部审核报告》。rBR兆毅咨询
不合格项报告作为附件,分发给各相关部门。rBR兆毅咨询

10. 跟踪审核审核组应对纠正预防措施情况进行跟踪,验证,并及时向最高管理者反映跟踪、验证状况。并在紧接着的下一次审核时 ,对实施的实施情况及效果进行复查评价,写入报告,实现审核闭环管理以推动连续的质量改进。在任何组织中从审核得到的真正益处最终来自“自身”的审核。内审过程中产生的记录应予以保存。rBR兆毅咨询

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